De stafdienst Budget, Beheerscontrole & Logistiek zat met een probleem. Het verzamelen van de nodige documenten voor audits, periodiek onderhoud of controles van installaties verliep erg omslachtig. Er was geen documentatiebeheer en het vergde veel zoek- en rondvraagwerk om de nodige info en documenten op tijd te bundelen.

Daarom gingen de collega’s van de dienst op zoek naar een Facility Management Systeem (FMS). De focus lag op een duidelijk overzicht van alle documentatie en een vlotte manier om te schakelen tussen de verschillende gebouwen en installaties. De grootste horde was dat alle info en documenten manueel ingegeven moesten worden, een enorme puzzel die veel zoekwerk vergde, maar uiteindelijk vorm kreeg.

Nu het project afgerond is, zit zo’n tachtig procent van de kennis en informatie over gebouwenbeheer in het nieuwe FMS. Soms duikt er nog een document of stukje informatie op, dat dan in het systeem wordt ingevoegd. Een tiental andere collega’s gebruikt het systeem ook om informatie over de gebouwen en installaties te raadplegen.

De FOD gebruikt nu het basispakket, maar er zijn nog veel meer mogelijkheden (magazijnbeheer, reservatie van voertuigen, beheer van vergaderzalen en materiaal,…) ook voor andere diensten.

De stafdienst Budget, Beheerscontrole & Logistiek kijkt tevreden terug op het project. Het heeft hem veel tijd en energie gekost, maar bracht veel kennis en waarde op.