Net als wagens moeten alle Belgische luchtvaartuigen beschikken over een plaat om zowel het vervoermiddel als de eigenaar ervan te identificeren. Het Aviation Portal is een geautomatiseerd digitaal platform voor de online aangifte en inschrijving van alle luchtvaartuigen. Gebruikers voeren er hun gegevens in en uploaden er hun documenten zodat de FOD hun aanvraag kan verwerken. Het doel: de inschrijvingsprocedure voor zowel externe gebruikers als interne medewerkers optimaliseren en vereenvoudigen. 

Vóór de aanmaak van de toepassing gebeurde de inschrijving van luchtvaartuigen op papier of via pdf waarbij alles per post of mail werd verzonden. Een medewerker van de FOD moest de informatie vervolgens in computersoftware overnemen. De werklast was dan ook hoog en de efficiëntie werd belemmerd door invoerfouten of het verlies van documenten. De aanmaak van het Aviation Portal maakte de inschrijvingsprocedure sneller en efficiënter. Burgers voeren zelf hun gegevens in en de FOD valideert. Het platform voert automatische controles uit en werkt de status van elke inschrijvingsaanvraag bij. Burgers worden in realtime op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in hun dossier en kunnen online betalen. 

De ontwikkeling van het Aviation Portal begon 4 jaar geleden en is geïnspireerd door de nood aan tijdwinst en efficiëntieverhoging, zowel voor de FOD als voor de burgers. De medewerkers die instaan voor de inschrijving van luchtvaartuigen en de dienst ICT bundelden hun vaardigheden om de grote lijnen van dit platform uit te zetten. Al snel bleek hoe belangrijk het is om een beroep te doen op de expertise van een specialist op het gebied van gebruikerservaring. Een extern bedrijf begeleidde dan ook het project om een gebruiksvriendelijke, vlotte en intuïtieve omgeving voor de toepassing te ontwerpen. 

Voor de aanmaak van het Aviation Portal vertrok de directie Flight Standards bij de gebruiker. Deze verrijkende oefening is een van de troeven van het project en heeft geleid tot het ontwerp van een bijzonder performante tool. De profielen van potentiële gebruikers werden onderzocht om hun behoeften te bepalen. Op basis van deze analyse hebben de projectleiders een zo duidelijk en eenvoudig mogelijke toepassing ontworpen. Vervolgens werd deze getest met gebruikers om eventuele bugs op te sporen en mogelijke verbeteringen aan te brengen. 

Het Aviation Portal is een evoluerende tool. Het team van de FOD verbetert regelmatig de bestaande functionaliteiten en voegt er nieuwe toe. In de toekomst zullen ook andere diensten een beroep kunnen doen op het portaal. Zo zullen de op het platform ingevoerde gegevens het werk van het team dat de vliegtoelatingen beheert vereenvoudigen. Volgende stappen: de FOD wil een elektronisch inschrijvingsbewijs invoeren om de verzending van brieven te vermijden. Een gelijkaardig portaalsysteem voor het beheer van vergunningen voor piloten zou ook tot stand moeten komen.