Het bestaande programma was verouderd, daar konden we niet mee verder. We waren dus verplicht naar iets nieuws te gaan. Bij de keuze van software moet je meteen een belangrijke keuze maken. Koop je een bestaand programma “van het schap” aan of laat je een nieuw programma op maat ontwikkelen? We hebben ervoor gekozen een licentie te nemen op een bestaand programma. De doorslaggevende elementen daarbij waren de prijs en het feit dat we er onmiddellijk mee aan de slag konden. Bovendien is de gekozen privé-partner ook actief in andere EU-lidstaten. Dat zorgt voor expertise en een stabiliteit op de lange termijn.  

De digitalisering biedt veel tools voor kwaliteitscontrole. Op basis van de statistieken kan de moeilijkheidsgraad van de vragen continu geëvalueerd worden. Een ander voordeel is dat we de scholen feedback kunnen geven over de zwakke punten van de kandidaten. 

Geen examen zonder examenvragen uiteraard. Dat lijkt eenvoudig, maar het gaat over honderden vragen waarmee telkens een evenwichtig examen gemaakt moet worden. Hiervoor zijn we extern met een bedrijf in zee gegaan en konden we intern op de dienst ICT van de FOD rekenen. Het aangekochte pakket vragen was in het Duits en het Engels. De vertaling van de vragen naar het Nederlands en het Frans was een daarom een bijkomende uitdaging, zeker door de vele technische termen.  

Er is nu een platform voor alle recreatieve vergunningen. Het platform voor de commerciële vergunningen gaat normaal gezien eind 2023 in productie. Op dat platform kunnen de kandidaten kiezen uit de beschikbare examenmomenten. De communicatie van de informatie die bij een inschrijving of een annulatie, maar ook bij de resultaten komt kijken is geautomatiseerd. De kandidaten krijgen meteen een overzicht van de relevante informatie en de trainingsorganisaties die moeten attesteren krijgen automatisch een mail. Vroeger verliep heel dat proces op papier en moest dat dus stuk voor stuk door medewerkers van de FOD opgevolgd en uitgevoerd worden.