Le Service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique était confronté à un problème, car il était fastidieux de rassembler tous les documents nécessaires pour les audits, l'entretien périodique ou les contrôles des installations. Il n'y avait pas de système de gestion de la documentation et il fallait effectuer un important travail de recherche pour trouver les informations et documents nécessaires dans les délais.

Les collègues du service se sont donc mis à la recherche d'un Facility Management System (FMS), avec pour volonté d’avoir une vue d'ensemble claire de toute la documentation et de pouvoir basculer aisément d'un bâtiment ou d'une installation à l'autre. La plus grande difficulté a été de saisir manuellement toutes les informations et tous les documents. Cet énorme puzzle a nécessité de nombreuses recherches, mais l’ensemble a fini par prendre forme.

À présent que le projet est terminé, environ 80 % des connaissances et des informations relatives à la gestion des bâtiments se trouvent dans le nouveau FMS. Parfois, un nouveau document ou un nouvel élément d'information apparaît, qui est alors introduit dans le système. Certains autres collègues utilisent également le système pour consulter des informations sur les bâtiments et les installations.

Le SPF utilise actuellement le paquet de base du système, mais il existe de nombreuses autres fonctionnalités (gestion d'entrepôts, réservation de véhicules, gestion de salles de réunion et d'équipements, ...), y compris pour d'autres services.

Le Service d’encadrement Budget, Contrôle de gestion et Logistique se réjouit de la réussite de ce projet. Il a dû lui consacrer beaucoup de temps et d'énergie, mais il en a retiré beaucoup de connaissances et de valeur.